دليل إدارة المرافق: الأنواع، الأمثلة، والأهداف

سأتحدث اليوم عن إدارة المرافق وأهميتها لكل قطاع. كما ستتعرفون على وظائفها وفوائدها وتحدياتها وأحدث التوجهات التكنولوجية فيها.

لقد تناولنا أيضًا إدارة المرافق في قطاعات عديدة مثل البناء والنقل والخدمات اللوجستية والمستودعات. ستتعرف بوضوح على كيفية إدارة أي مرفق بطريقة سلسة وآمنة.

معنى إدارة المرافق

بحسب المنظمة الدولية للمعايير (ISO)، تُعرَّف إدارة المرافق بأنها الإدارة الاحترافية للمباني والأفراد والعقارات والشركات والبيئة. يمكنك الاستفادة من هذه المهارة لتحسين حياة الجميع وجعلها أكثر أمانًا. كما تُستخدم هذه التقنية لتحقيق نمو سريع وإيجابي للشركات.

أمثلة على إدارة المرافق

تشمل إدارة المرافق مهامًا متعددة بطرق متنوعة. فيما يلي مثالان شائعان على إدارة المرافق.

السلامة من الحرائق: يمكن أن تتسبب الحرائق في إصابات وأضرار بالممتلكات. بصفتك مديرًا للمنشأة، فأنت بحاجة إلى خطة واضحة للحفاظ على سلامة الأفراد. يجب عليك تثبيت علامات السلامة من الحرائق والاستجابة بهدوء في حالات الطوارئ.

الكهرباء والإضاءة: تُعد إدارة الإضاءة والكهرباء جزءًا من إدارة المرافق، إذ تضمن التشغيل السليم لأنظمة الإضاءة والطاقة، مما يُسهّل على الموظفين أداء مهامهم.

ما هو مدير المنشأة؟

باختصار، مدير المنشأة هو الشخص المسؤول عن إدارة مشاكل المبنى وخدماته. قد يكون المبنى مصنعاً، أو ملعباً، أو مكتباً، أو مركزاً تجارياً، أو مستشفى، أو مطاراً، أو متحفاً.

تقع على عاتق مدير المنشأة المسؤولية الرئيسية لضمان تحقيق أهداف العمل وتوفير بيئة آمنة ومنتجة للعاملين داخل المنشأة. وتتمثل الأدوار الرئيسية لمدير المنشأة فيما يلي:.

• خطط العودة إلى العمل
• إدارة الاستدامة
• المشروع والميزانية
• إدارة المساحات
• الاستعداد للطوارئ
• استمرارية الأعمال

ما هي صناعة إدارة المرافق؟

يشمل قطاع إدارة المرافق جميع الشركات والخدمات التي تُعنى بالمباني وأماكن العمل. ويمكن إيجاد خدمات إدارة المرافق في المكاتب والمستشفيات والمدارس والمطارات والمصانع.

تُظهر دراسات حالة إدارة المرافق كيفية عمل هذه الخدمات في مواقع حقيقية. وتشرح مشاكل مثل ارتفاع تكاليف الطاقة وقِدم المعدات. علاوة على ذلك، تُقدم هذه الدراسات حلولاً، بحيث يمكن لمديري المرافق الآخرين تطبيقها في مواقعهم. مستقبل.

أنواع إدارة المرافق

توضح لك أنواع إدارة المرافق الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها إدارة مكان العمل. عموماً، تستخدم المؤسسات نوعين من إدارة المرافق للتعامل مع أجزاء محددة من المبنى.

خدمات إدارة المرافق الصلبة مقابل الخدمات غير الصلبة

ما هي إدارة المرافق المتكاملة؟

يُطلق على إدارة جميع خدمات المنشأة كنظام واحد اسم إدارة المرافق المتكاملة (IFM). ببساطة، يتم التعامل مع الخدمات الأساسية والخدمات غير الأساسية ضمن استراتيجية أو عقد واحد. يمكن استخدام هذا النهج لتوفير الوقت، وخفض التكاليف، وتعزيز سلامة المبنى، وتوفير الراحة للجميع.

ما الذي يشمله نظام إدارة المرافق؟

تشمل مكونات إدارة المرافق جميع الخدمات والمهام التي تحتاجها لضمان سلامة شركتك وكفاءتها. من خلال أنشطة إدارة المرافق التالية، يمكنك جعل مكان عملك مريحًا ومنتجًا.

• صيانة وإدارة البنية التحتية

بصفتك مديرًا للمنشأة، عليك التأكد من أن المباني والمعدات والأجهزة والأنظمة تعمل بشكل سليم. وللحفاظ على سلامة وموثوقية كل شيء، يجب عليك فحص المشاكل وإصلاحها.

• تخطيط وترتيب المساحات

في إدارة المرافق، يُعدّ تخطيط المساحات أسلوبًا لتنظيمها بما يلبي احتياجات المؤسسة. على سبيل المثال، يتمّ ترتيب مناطق العمل والغرف لتسهيل العمل على الموظفين. يهدف هذا الأسلوب إلى الاستخدام الأمثل للمساحات، وتحسين سير العمل، وزيادة إنتاجية الموظفين.

• إدارة الطاقة

تقع على عاتق مديري المرافق مسؤولية رئيسية تتمثل في مراقبة استهلاك الطاقة في المباني والتحكم فيه. علاوة على ذلك، يجب جمع بيانات الطاقة وتحليلها، مثل الاستهلاك ومواطن الهدر. ويمكن استخدام هذه المعلومات لاحقًا لاتخاذ قرارات فعّالة لخفض استهلاك الطاقة الإجمالي.

• الصحة والسلامة

ينبغي عليك التحقق من المخاطر، ومشاكل صحة العمال، وصيانة معدات السلامة، ووضع قواعد لمنع الحوادث. تشمل بعض منتجات السلامة التي يمكنك استخدامها طفايات الحريق، وأجهزة كشف الدخان., علامات السلامة, أضواء الطوارئ ومعدات الحماية.

• التنظيف والتعقيم

كما نعلم جميعاً، فإن بيئة العمل النظيفة والمُعتنى بها جيداً تزيد من إنتاجية العاملين. لذا، تلتزم شركات إدارة المرافق بقواعد صارمة للنظافة وتركز على التنظيف والتعقيم السليمين. ويشمل ذلك جمع النفايات، وتنظيف النوافذ والزجاج، والعناية بالسجاد، والتنظيف العميق لمناطق التخزين.

• الأمن والتحكم في الوصول

تركز إدارة المرافق على توفير بيئات عمل آمنة وخالية من المخاطر. على سبيل المثال، يراقب المديرون نقاط الدخول والخروج ويديرون بطاقات الهوية، مما يُمكّنهم من التحكم في من يُسمح له بالعمل في مناطق محددة. كما ستلاحظ وجود كاميرات مراقبة تلفزيونية. حواجز السلامة يتم وضعها في جميع أنحاء الموقع لتتبع الحركة.

• حجوزات المكاتب

في إدارة المرافق، يُعدّ حجز المكاتب أداةً فعّالة لتنظيم المساحات المشتركة بكفاءة. إذ يُمكنك جدولة الغرف ومحطات العمل لتقليل التضارب وتحسين استخدام المساحة، ما يُتيح لك ضمان سلاسة العمليات وتوفير وصول آمن للجميع.

• إدارة الزوار أو المقاولين

يقوم مديرو المرافق بتسجيل جميع الزوار والمتعاقدين. والهدف الرئيسي من ذلك هو التحقق من هويتهم ومنحهم صلاحيات الوصول المناسبة بناءً على أدوارهم. وبهذه الطريقة، يمكن الحد من المخاطر الأمنية ومنع الدخول غير المصرح به.

• زيادة العمر الافتراضي للأصول

تساهم خدمات إدارة المرافق في إطالة عمر المباني والمعدات والأنظمة. لذا، من الضروري إجراء عمليات فحص وإصلاح دورية لتجنب التلف. بالعناية المناسبة، يمكن تقليل الأعطال والحفاظ على كفاءة جميع الأصول لفترة أطول.

• رضا الموظفين

تساهم إدارة المرافق في تعزيز رضا الموظفين وتوفير بيئة عمل آمنة ومريحة. وتشمل هذه الإدارة مناطق عمل نظيفة، وإضاءة مناسبة، ودرجة حرارة ملائمة، ومساحات منظمة. بالإضافة إلى ذلك، استخدام معدات الوقاية الشخصية المناسبة وهذا مهم أيضاً.

وظائف أو أهداف إدارة المرافق

تضطلع إدارة المرافق بدورٍ هام في الحفاظ على سلامة وسلاسة مختلف أنواع أماكن العمل. ويتمثل الهدف الرئيسي في دعم الأفراد وحماية الأصول، بما يُمكّن المؤسسة من تحقيق أهدافها.

ما هي إدارة المرافق في مجال الإنشاءات؟

تُعدّ إدارة المرافق في قطاع الإنشاءات ضرورية لجعل المباني آمنة وعملية ومنتجة وجيدة الصيانة. يتطلب ذلك إدارة الأنظمة، ومراقبة السلامة، وتخطيط التصميمات، واختيار مواد البناء كالخرسانة والإسفلت. لضمان سلامة مواقع البناء، يُمكن استخدام المنتجات التالية.

• علامات السلامة في مواقع البناء
• أضواء الطوارئ الوامضة
• الخوذات وأحزمة الأمان
• حواجز أمان بلاستيكية
• مجموعات الإسعافات الأولية
• مخاريط السلامة

إدارة مرافق صناعة النقل

في قطاعات النقل، تضمن إدارة المرافق سلامة وكفاءة المطارات ومحطات القطارات ومحطات الحافلات والموانئ. على سبيل المثال: أنت تحافظ على مواقف السيارات تم تنظيم ذلك بمساعدة علامات وقوف السيارات و أعمدة تحديد الخطوط. علاوة على ذلك، تُعدّ البيئة المستدامة محور التركيز الرئيسي في مرافق صناعة النقل. ولضمان سلامة المسافرين، تُستخدم عادةً أوقات أمان أقل من المعتاد.

• أضواء الطوارئ
• مخاريط السلامة
• علامات تحذيرية / علامات تنبيه
• أعمدة, ، الحواجز و سياج الحماية
• كاميرات المرور
• مخاريط المرور و مسامير الطريق

إدارة المرافق في قطاع الضيافة

تضمن إدارة المرافق في الفنادق والمنتجعات والمطاعم سلاسة العمليات وراحة النزلاء. يجب إدارة المناطق والخدمات العامة بكفاءة. كما تُعنى الإدارة السليمة بالتحكم في الطاقة والصيانة والمالية والأمن لخلق تجربة ممتعة للزوار. تشمل بعض مرافق الفنادق الشائعة ما يلي:.

• غرف الأعمال
• خدمات المواقف والنقل
• إجراءات أمنية

إدارة مرافق المستودعات

تتولى إدارة المرافق في المستودعات مسؤولية مناطق التخزين،, أرصفة التحميل ويقلل ذلك من مخاطر نفاد المخزون أو تكدسه. كما يدرس أنماط المخزون وينظم التخطيطات لتناسب مستويات المخزون المختلفة. عليك مراجعة وتحسين العمليات مثل الاستلام والتجميع والتعبئة والشحن. فيما يلي قائمة بعناصر السلامة التي يستخدمها مديرو المرافق في المستودعات.

• أعمدة و دعامات العجلات
• حواجز قابلة للتوسيع
• سترات عاكسة للضوء
• علامات التحذير

إدارة المرافق اللوجستية

تضمن إدارة المرافق اللوجستية انسيابية حركة البضائع عبر مناطق التخزين ومسارات النقل ونقاط التوزيع. يجب إدارة مناطق التحميل وسير العمل والمعدات والسلامة لدعم عمليات التسليم السريعة. من خلال الإدارة الجيدة، يمكن تقليل التأخيرات وتعزيز عمليات الإمداد بشكل عام. تشمل عناصر السلامة ما يلي:

• أقفال أمان الرصيف
• دعامات العجلات
• واقيات رفوف البالتات
• سجادات مانعة للانزلاق
• أضواء تحذير الرافعة الشوكية

4 أدوار في إدارة المرافق

تشمل وظائف إدارة المرافق جميع المسؤوليات التي تدعم بيئة عمل فعّالة ومنتجة. يتطلب التشغيل الفعال للشركات القيام بالمهام والأدوار التالية.

1. الأدوار التكتيكية

تشمل الأدوار التكتيكية الإجراءات اليومية التي يتخذها موظفو إدارة المرافق لضمان سير العمل بسلاسة. يجب التركيز على الاحتياجات العاجلة، وحل المشكلات في الوقت المناسب، وتوجيه الفرق، والتأكد من أن كل منطقة تعمل بالشكل الصحيح. تدعم هذه الأدوار الجانب العملي لإدارة المرافق.

2. الأدوار التشغيلية

يتولى مشرفو المرافق أو مديروها الأدوار التشغيلية. وتتولى هذه الفئة مسؤولية المهام اليومية، وفحص أعمال الصيانة، والإشراف على أنظمة المبنى، والتعامل مع الموردين. وبصفتك مديرًا للمرافق، يجب عليك تتبع الأداء ومعالجة المشكلات بسرعة. 

3. الدور الاستراتيجي

لكل منظمة أهداف وغايات محددة. وفي دورها الاستراتيجي، تركز إدارة المرافق على الخطط والميزانية طويلة الأجل لتحقيق رسالة الشركة. ويتولى كبار القادة، مثل المديرين التنفيذيين والمديرين الماليين، مسؤولية هذا الدور.

4. دور الدعم الفني

في الغالب، تتولى وظائف الدعم الفني الأعمال الفنية والمهنية داخل المنشأة. ويتعين عليك حل مشكلات الأنظمة ودعم الفرق بخبرة متخصصة. تضمن هذه الوظائف موثوقية وسلامة المعدات وأنظمة المباني. ويشمل المسؤولون عنها خبراء الكهرباء، واستشاريي إدارة المرافق، وفنيي السلامة من الحرائق., فرق التكييف والتهوية وفرق تركيب الأسقف.

لماذا تُعد إدارة المرافق مهمة؟

• 43% الفرق في حجم المبيعات: يمكن للشركات التي تتمتع بإدارة فعالة للمرافق أن تشهد معدل دوران موظفين أعلى بنسبة تصل إلى 43% مقارنة بتلك التي تعاني من سوء الإدارة.

• توفير 30%: يمكنك خفض ما يقرب من 30% من تكاليفك عندما تدير مرافقك بطريقة ذكية ومنظمة.

• تجاوزت ميزانية 80%: تتجاوز العديد من المشاريع ميزانيتها المحددة في البند 80% عند سوء إدارة المرافق. لذا، تساهم الإدارة الجيدة للمرافق في ضبط التكاليف والحفاظ على سير كل مشروع على المسار الصحيح.

• توفير 30-50%: بفضل الإدارة الفعالة للمرافق، يمكنك توفير ما بين 30 إلى 50% في تكاليف الطاقة والصيانة والتشغيل.

اتجاهات تكنولوجيا إدارة المرافق

تستخدم صناعة إدارة المرافق أنواعًا مختلفة من التقنيات والبرامج لتحسين الإدارة. يمكنك استخدام أدوات جديدة وأنظمة أتمتة لرفع كفاءة العمل، بما في ذلك الأنظمة الذكية وأنظمة تتبع المرافق., أتمتة الخدمات, إنترنت الأشياء، والذكاء الاصطناعي، وأجهزة الاستشعار، والمراقبة الرقمية لجعل إدارة المرافق أسرع.

مستقبل إدارة المرافق

سيتجه مستقبل إدارة المرافق نحو التكنولوجيا الذكية والقرارات القائمة على البيانات. ستشهدون المزيد من الأتمتة., أجهزة إنترنت الأشياء وأنظمة الذكاء الاصطناعي. فهي تراقب المباني وتعمل على تحسين استخدام الطاقة.

إدارة المرافق مقابل إدارة العقارات

تحديات إدارة المرافق

• قيود الميزانية: يواجه مديرو المرافق في الغالب ميزانيات محدودة. هذه المشكلة تجعل من الصعب صيانة المباني أو شراء المعدات أو تطبيق أنظمة جديدة.

• إدارة القوى العاملة: يمثل ذلك تحدياً كبيراً لمديري المرافق، إذ قد يكون تنسيق عمل الموظفين في مجالي الصيانة والأمن أمراً صعباً، مما قد يقلل من كفاءة العمل الإجمالية.

• التكيف مع التغير التكنولوجي: بصفتك مديرًا للمنشأة، تواجه تحدي مواكبة التطورات التكنولوجية السريعة. قد يكون من الصعب عليك تعلم الأنظمة الجديدة وتحديث الأدوات القديمة.

ملخص

أتمنى أن تكونوا الآن على دراية تامة بإدارة المرافق وكيفية مساهمتها في نجاح الأعمال التجارية أو بناء مبانٍ آمنة. إذا كنتم تبحثون عن منتجات السلامة لإدارة مشروع منشأتكم،, جاكوين هو خيارك الأفضل.

نقوم في مصنعنا بتصنيع منتجات السلامة عالية الجودة والتي يمكنك طلبها بكميات كبيرة للحصول على خصومات على الأسعار. يمكنكم التحدث إلينا في أي وقت!